Son sistemas de información gerenciales que integran y manejan muchos de los negocios asociados con las operaciones de producción y de los aspectos de distribución de una compañía en la producción de bienes o servicios. manejan la producción, logística, distribución, inventario, envíos, facturas y contabilidad de la compañía de forma modular. Sin embargo, el software ERP puede intervenir en el control de muchas actividades de negocios como ventas, entregas, pagos, producción, administración de inventarios, calidad de administración y la administración de recursos humanos.
Los sistemas ERP son llamados ocasionalmente back office (trastienda) ya que indican que el
cliente y el público general no están directamente involucrados. un sistema que trata directamente con los clientes, o con los sistemas de negocios electrónicos tales como comercio electrónico, administración electrónica, telecomunicaciones electrónicas y finanzas electrónicas. Entre sus módulos más comunes se encuentran el de manufactura o producción, almacenamiento, logística e información tecnológica, incluyen además la contabilidad, y suelen incluir un Sistema de Administración de Recursos Humanos, y herramientas de mercadotecnia y administración estratégica.
· Optimización de los procesos empresariales.
· Acceso a la información.
· Posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización.
· Eliminación de datos y operaciones innecesarias de reingeniería.
El propósito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rápidos de respuesta a sus problemas, así como un eficiente manejo de información que permita la toma oportuna de decisiones y disminución de los costos totales de operación. Los beneficios que puede aportar una herramienta de erp se resume en la resolución de los problemas contables, mercantil o fiscal de la empresa. Asimismo, puede permitir un mayor control contable, inmovilizado,conciliación bancaria, liquidación de impuestos,etc.Las características que distinguen a un ERP de cualquier otro software empresarial, es que deben de ser modulares y configurables:
· Modulares. Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos
que se encuentran interrelacionados por la información que comparten y que se genera a partir de sus procesos.
· Configurables. Los ERP pueden ser configurados mediante desarrollos en el códigodel software.
Otras características destacables de los sistemas ERP son:
· Base de datos centralizada.
· Los componentes del ERP interactúan entre sí consolidando las operaciones.
· En un sistema ERP los datos se capturan y deben ser consistentes, completos y
comunes.
· Las empresas que lo implanten suelen tener que modificar alguno de sus procesos
para alinearlos con los del sistema ERP. Este proceso se conoce como Reingeniería
de Procesos, aunque no siempre es necesario.
Las metodologías de implantación de los ERP en la empresa no siempre son todo lo simples que se desearía, dado que entran en juego múltiples facetas.Por ello, antes, durante y después de la implantación de un ERP es conveniente efectuar lo siguiente:
· Definición de resultados a obtener con la implantación de un ERP.
· Definición del modelo de negocio.
· Definición del modelo de gestión.
· Definición de la estrategia de implantación.
· Evaluación de oportunidades para software complementario al producto ERP.
· Alineamiento de la estructura y plataformas tecnológicas.
· Análisis del cambio organizativo.
· Entrega de una visión completa de la solución a implantar.
· Implantación del sistema.
· Controles de calidad.
· Auditoría del entorno técnico y del entorno de desarrollo.
Implementación
Debido a que cubre un espectro de aspectos de la gestión de una empresa, un sistema de software ERP está basado en algunos de los productos de software de mayor tamaño y complejidad en la industria. Al implementar tales sistemas en una compañía la metodología tradicional solía involucrar a un grupo de analistas, programadores y usuarios. Este fue el esquema que se empleó, por lo menos, hasta el desarrollo de Internet. Muchas de las empresas que buscan la implantación de un ERP cometen el error de buscar soluciones a bajo coste, o no contratar a una empresa integradora. Este tipo de empresa, no solamente les ayuda en la implantación sino que les apoya a visualizar a su cliente en todos los aspectos de su negocio tanto en hardware, software y en la administración del cambio.
Ventajas
Una empresa que no cuente con un sistema ERP, en función de sus necesidades, puede encontrarse con muchas aplicaciones de software cerradas, que no se pueden personalizar, y no se optimizan para su negocio. Diseño de ingeniería para mejorar el producto, seguimiento del cliente desde la aceptación hasta la satisfacción completa, una compleja administración de interdependencias de los recibos de materiales, de los productos estructurados en el mundo real, de los cambios de la ingeniería y de la revisión y la mejora, y la necesidad de elaborar materiales substitutos, etc. La
ventaja de tener un ERP es que todo esto, y más, está integrado. El cambio como un producto está hecho en los detalles de ingeniería, y es como ahora será hecho. La efectividad de datos puede usarse para el control. La seguridad de las computadoras está incluida dentro del ERP, para proteger a la
organización en contra de crímenes externos, tal como el espionaje industrial y crimen interno,tal como malversación.
Desventajas
· El éxito depende en las habilidades y la experiencia de la fuerza de trabajo, incluyendo
la educación y como hacer que el sistema trabaje correctamente. Muchas compañías
reducen costos reduciendo entrenamientos.
· Cambio de personal, las compañías pueden emplear administradores que no están capacitados para el manejo del sistema ERP de la compañía empleadora,
proponiendo cambios en las prácticas de los negocios que no están sincronizados con el sistema.
· La instalación del sistema ERP es muy costosa.
· Los vendedores del ERP pueden cargar sumas de dinero para la renovación de sus
licencias anuales, que no está relacionado con el tamaño del ERP de la compañía o
sus ganancias.
· El personal de soporte técnico en ocasiones contesta a las llamadas inapropiadas de
la estructura corporativa.
· Los ERP son vistos como sistemas muy rígidos, y difíciles de adaptarse al flujo
específico de los trabajadores y el proceso de negocios de algunas compañías, este
punto se cita como una de las principales causas de falla.
· Los sistemas pueden ser difíciles de usarse.
· Los sistemas pueden sufrir problemas de "cuello de botella": la ineficiencia en uno de los departamentos o en uno de los empleados puede afectar a otros participantes.
· Muchos de los eslabones integrados necesitan exactitud en otras aplicaciones para
trabajar efectivamente. Una compañía puede lograr estándares mínimos, y luego de
un tiempo los "datos sucios" (datos inexactos o no verificados) reducirán la
confiabilidad de algunas aplicaciones.
· Una vez que el sistema esté establecido, los costos de los cambios son muy altos
(reduciendo la flexibilidad y las estrategias de control).
· La mala imagen de unión de la compañía puede causar problemas en su contabilidad,
la moral de sus empleados y las líneas de responsabilidad.
· La resistencia en compartir la información interna entre departamentos puede reducir
la eficiencia del software.
· Hay problemas frecuentes de compatibilidad con algunos de los sistemas legales de
los socios.
· Los sistemas pueden tener excesiva ingeniería respecto a las necesidades reales del
consumidor.
ERP Versus Software De Gestión
En el mercado del software de hoy en día es habitual que cualquier suite de gestión pretenda
un mayor reconocimiento (por lo general irreal, dado que es igualmente necesario un software de gestión normal que un ERP, sólo que para niveles diferentes) por el hecho de ser conocida como ERP en lugar de como software de gestión. . Un ERP es una aplicación que integra en un único sistema todos los procesos de negocio de una empresa. Adicionalmente se pretende que todos los datos estén disponibles todo el tiempo para todo el mundo en la empresa (obviando por el momento permisos sobre disponibilidad, etc) de una manera centralizada. Esto descarta como ERP aquellos programas basados en múltiples aplicaciones (denominados comúnmente suites) independientes o modulares que duplican la información (aun cuando la enlacen automáticamente) o no la centralizan en una única base de datos. También elimina aquellos programas que se basan en sistemas de base de datos de ficheros independientes (sin motor de base de datos).arte la definición tradicional nos dice que los ERP están diseñados para modelar y automatizar todos los procesos básicos con el objetivo de integrar información a través de la empresa,
Algunos EPR que encontramos en el mercado actualmente son.
· Admincontrol Plus.
· Sistema Isis ERP Manager
· Netsuite Financials / ERP
· Exactus ERP Comercial
· SAP
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